Politique de confidentialité

Merci de visiter le site Internet de l’Association des libraires du Québec (« ALQ » ou « nous ») et de prendre connaissance de sa politique de confidentialité (ci-après : la « Politique »).

La Politique s’applique aux Renseignements personnels (tels que définis ci-après) concernant les utilisateur·rice·s du site Web : https://www.alq.qc.ca/ (« Site Web »), les responsables des librairies indépendantes membres de l’ALQ (« Responsables des membres »), ainsi que nos employé·e·s, les candidat·e·s à un emploi au sein de l’ALQ et bénévoles (collectivement, « vous »).

À des fins de clarté, la présente Politique ne s’applique pas aux renseignements collectés par un libraire indépendant faisant partie de notre réseau; chacun demeurant responsable d’établir sa propre politique de confidentialité. 

Les articles qui suivent mettent à votre disposition de l’information sur :

• la nature des Renseignements personnels que nous recueillons ainsi que les moyens par lesquels nous le faisons ;
• la portée de votre consentement ;
• les mesures de sécurité et de gouvernance visant à les protéger que nous respectons ;
• les finalités de leur utilisation ;
• la manière dont nous les communiquons et conservons ;
• vos droits à leur égard ainsi que la manière de les exercer.

1. Renseignements personnels que nous recueillons et finalités

On entend par « Renseignements personnels » tout renseignement se rapportant à une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Nous recueillons uniquement les Renseignements personnels vous concernant qui sont nécessaires afin d’établir, de gérer et de maintenir les relations que nous entretenons avec vous.

En ce qui concerne les candidat·e·s à l’emploi, les employé·e·s et les bénévoles, cette collecte se limite, majoritairement, aux renseignements personnels suivants :

• nom et prénom ;
• date de naissance ;
• adresse courriel, adresse postale, numéros de téléphone ;
• informations contenues dans le C.V. telles que les lieux de travail, l’ancienneté, les emplois occupés ;
• le cas échéant, lors de l’embauche ou au cours de l’emploi, informations bancaires, numéro d’assurance sociale (NAS), et renseignements liés à la santé, aux assurances et à l’impôt.

Ces renseignements sont nécessaires afin de traiter votre paie ; vérifier votre justification d’absence ; répondre aux exigences règlementaires liées à la santé et à la sécurité au travail ou aux maladies professionnelles et répondre à vos demandes d’exercice de droits.

Les Renseignements personnels recueillis sur les candidat·e·s à l’emploi et les employé·e·s sont nécessaires à la conclusion et à l’exécution du contrat de travail. Nous vous demanderons votre consentement au moment de leur collecte. Si vous refusez de le donner, nous nous réservons le droit d’annuler l’offre d’emploi, ou le cas échéant, de résilier le contrat de travail.

En ce qui concerne les utilisateur·rice·s du Site Web, nous pourrions recueillir les noms, prénoms, adresses de courriel et, le cas échéant, le nom de l’entreprise pour laquelle ils ou elles travaillent, s’ils ou elles choisissent de s’abonner aux infolettres.

Par ailleurs, notre section sur les témoins de connexion permet à ces utilisateur·rice·s d’obtenir des détails sur les informations qui sont collectées et sur les moyens de les désactiver.

• Tous ces renseignements sont nécessaires pour vous fournir le Site Web et en assurer la sécurité et le fonctionnement optimal.

En ce qui concerne les Responsables des membres, en plus des renseignements qui concernent l’exercice de leur fonction au sein d’une librairie indépendante, nous pourrions recueillir dans certains cas des informations bancaires et des informations sur les disponibilités et les allergies alimentaires.

• Ces informations sont nécessaires afin de vous faire bénéficier de notre offre de service et de nos formations : https://alq.qc.ca/trousse-du-libraire/formations-alq.

Nous pourrions recueillir des Renseignements personnels par l'intermédiaire de formulaires administratifs, du Site Web, lors de la signature d’un contrat ou, plus largement, lors d’échanges courriels, téléphoniques ou en personne avec un·e de nos employé·e·s ou bénévoles.

2. Votre consentement

Votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos Renseignements personnels doit être manifeste, libre et éclairé. Il doit être donné aux fins et objectifs spécifiques identifiés dans la présente Politique.

À cet égard, cette Politique est rédigée en des termes clairs, pour en faciliter la compréhension. Toutefois, s’il demeure des ambiguïtés, vous pouvez communiquer avec notre personne Responsable de la protection des Renseignements personnels dont les coordonnées sont disponibles à la fin de la présente politique. En fonction de la nature et de la sensibilité de vos Renseignements personnels, votre consentement peut être explicite (un tel consentement peut être donné verbalement, par écrit ou par voie électronique) ou implicite (lorsque vous fournissez volontairement des Renseignements personnels par exemple).

Pour les Renseignements personnels recueillis par le biais du Site Web, cette Politique fait office de demande de consentement. En d’autres termes, en utilisant le Site Web, vous consentez à ce que vos Renseignements personnels soient utilisés conformément à la présente Politique. Si vous n’y consentez pas, veuillez cesser d’utiliser le Site Web.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales applicables, et de la transmission d’un préavis raisonnable. Veuillez noter que si vous choisissez de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos Renseignements personnels, certaines fonctionnalités de notre Site Web pourraient ne plus vous être accessibles et nous pourrions ne plus vous offrir certains de nos services.

3. Sécurité et gouvernance

La sécurité de l’information est une priorité pour nous. En plus des mesures administratives que nous détaillons dans les articles qui suivent, nous avons mis en place des mesures physiques et technologiques qui sont raisonnables compte tenu de la sensibilité des Renseignements personnels, de leur utilisation, de leur quantité et de leur répartition.

Tous et toutes nos employé·e·s qui utilisent des Renseignements personnels sont lié·e·s par des obligations de confidentialité et ont reçu une formation adéquate. De plus, ils et elles ne peuvent avoir accès qu’aux Renseignements personnels nécessaires à l’exercice de leurs fonctions respectives. En cas de contravention, nos politiques et pratiques en matière de gouvernance prévoient des sanctions.

4. Communication de vos Renseignements personnels

À qui ?

En principe, nous ne communiquons vos Renseignements personnels à des tiers qu’avec votre consentement. Toutefois, nous pourrions le faire sans votre consentement dans des circonstances précises autorisées par la loi. Dans le tableau ci-après, nous vous résumons ces circonstances ainsi que les mesures que nous prenons pour protéger vos Renseignements personnels.

Où ?

Dans le cadre de la prestation de nos services, nous communiquons vos Renseignements personnels uniquement à l’intérieur du Québec.

5.  Conservation des Renseignements personnels

Nous conservons les Renseignements personnels vous concernant seulement pendant la durée nécessaire à la réalisation de l’objet pour lequel ils ont été recueillis et pendant la durée nécessaire à la protection de nos intérêts commerciaux légitimes. Il est possible que nous devions les conserver pour des périodes plus longues afin de nous conformer à des exigences légales liées par exemple au droit de l’emploi ou à la fiscalité.

Une fois la période de conservation expirée, les Renseignements personnels sont détruits. Si vous demandez la destruction de vos Renseignements personnels, nous déploierons des efforts raisonnables pour donner suite à cette demande le plus rapidement possible.

Veuillez noter que pour nos co-contractant·e·s et pour nos employé·e·s, nous pourrions avoir le droit de conserver certaines informations malgré votre demande de suppression, et ce afin de faire valoir nos droits. Pour toute question à cet égard, nous vous prions de vous adresser à la personne Responsable de la protection des Renseignements personnels pour de plus amples informations.

Il est parfois possible que des statistiques ou des rapports contenant des renseignements dépersonnalisés ou anonymisés puissent être conservés pour des périodes de temps prolongées.

6. Témoins et technologies similaires

Concernant le Site Web, l’ALQ peut utiliser des fichiers témoins de connexion (en anglais, cookies), des balises Internet, des pixels invisibles, des fichiers journal ou autres technologies pour collecter certains renseignements personnels relatifs aux visiteurs sur nos sites Web, ainsi que sur les destinataires de nos infolettres, invitations et autres communications.

Les témoins sont des éléments d’information transmis par le serveur au navigateur lors d’une visite du site Internet et qui permettent d’identifier de façon unique la connexion en cours. Ces données peuvent inclure des informations telles que votre adresse Internet (IP), le type de navigateur, la version du navigateur, les pages de notre site que vous consultez, l’heure et la date de votre visite, le temps de consultation et toutes autres statistiques.

Les témoins utilisés servent notamment à retrouver l’historique de recherche et d’autres informations pour faciliter l’expérience de navigation en ligne. Il est important de savoir que, l’activation de l’option témoins peut, selon la configuration choisie, permettre à d’autres serveurs d’installer des témoins sur votre système. Il est possible d’effacer les témoins du disque dur de votre ordinateur, de bloquer la création de témoins ou de recevoir un avertissement avant qu’un témoin ne soit enregistré.  Ce faisant, votre usage de notre Site Web peut toutefois être affecté et il se peut que vous n’ayez alors plus accès à toutes ses fonctions. Nous vous invitons à consulter les sites Ads Setting et Network Advertising Initiative ainsi que les instructions ou la section d’aide de votre navigateur pour plus d’informations sur les témoins de connexion.

7. Vos droits

À l’égard de vos Renseignements personnels :

• Vous avez le droit d’être informé·e de leur utilisation, communication, conservation et destruction. La présente Politique vise à le faire.
• Vous avez le droit d’y avoir accès, et dans certains cas, le droit de vous opposer, restreindre ou retirer votre consentement à leur utilisation, communication, conservation et destruction moyennant la transmission d’un préavis raisonnable.
• Vous avez le droit de faire corriger vos Renseignements personnels s’ils sont inexacts ou équivoques et de les faire compléter lorsqu’ils sont incomplets.
• Le droit de faire supprimer vos Renseignements personnels sous réserve de nos obligations légales.
• Le droit d’être informé·e d’un incident de confidentialité concernant vos Renseignements personnels et qui peut vous causer un préjudice sérieux. Nous tenons à cet effet un registre qui répertorie tous les incidents de confidentialité et nous évaluons les préjudices qu’ils peuvent causer.

Pour exercer ces droits, vous pouvez envoyer un courriel à l’adresse de courriel fournie à la fin de la présente Politique. Nous répondrons à vos demandes dans les 30 jours suivant sa réception, sauf lorsque la loi permet une extension de ce délai. Sous réserve des restrictions prévues par la loi, en cas de refus de vous fournir ou de corriger vos Renseignements personnels, nous vous communiquerons les motifs au soutien de ce refus, de l’information sur vos recours ainsi que les articles applicables de la loi.

Si nous refusons de rectifier vos Renseignements personnels, nous vous permettrons de verser par écrit à votre dossier des commentaires eu égard aux Renseignements personnels ayant fait l’objet du refus de rectification. Nous conserverons également les Renseignements personnels ayant été l’objet d’une demande d’accès aussi longtemps que nécessaire pour vous permettre d’épuiser les recours prévus par la loi.

8. Modification

Nous apportons des modifications à la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Nous indiquons toujours la date à laquelle les dernières modifications ont été apportées. Si les modifications sont significatives, nous publions un avis mis en évidence sur notre site web (y compris, pour certains services, par le biais d’une notification par courriel). La présente politique de protection des Renseignements personnels a été publiée le 30 mars 2023.

9. Responsable de la protection des Renseignements personnels

La personne Responsable de la protection des Renseignements personnels au sein de l’ALQ est la directrice générale.

Pour toute question ou demande relative à la Politique, vous pouvez lui adresser un courriel à direction@alq.qc.ca.